El problema
Cada día debía revisar uno por uno los correos de Outlook saturados de notificaciones, separando los de GLPI, documentación y seguimientos para no perder los importantes entre la "basura". Esto tomaba entre 1 y 2 horas diarias, y lo hacía solo, como coordinador.
Restricciones
No era posible delegar la tarea: toda la información debía quedar registrada bajo mi responsabilidad. Tampoco se podía reducir el volumen de correos entrantes — todos debían revisarse. La auto-clasificación nativa de Outlook no era suficientemente efectiva para este volumen.
La solución
Construí un flujo en Power Automate que se dispara al recibir un correo en Outlook. Identifica si proviene de GLPI, lo mueve a una carpeta específica y crea o actualiza una tarea en Planner. Los correos de documentación y seguimiento se etiquetan y organizan en carpetas de soporte, y las notificaciones irrelevantes se redirigen a una carpeta de revisión semanal. Las reglas se basan en remitente, palabras clave y adjuntos, así los correos críticos se convierten en tareas visibles y gestionables en Planner.
Resultado
El proceso pasó de 1-2 horas diarias a ~15 minutos diarios. Estimado en ~30 horas-persona ahorradas al mes, con una reducción de errores de clasificación cercana al 70%. Antes se perdían correos importantes entre notificaciones; ahora quedan visibles y gestionados en Planner.
Qué haría distinto
Definiría métricas de calidad — por ejemplo, % de correos mal clasificados — y ajustaría el flujo cada trimestre. También integraría dashboards en Power BI para escalar la visibilidad en vez de depender solo de carpetas.